Debit note là gì?

Giấy báo nợ là một loại chứng từ khá quen thuộc trong hoạt động kinh doanh ở hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Vậy Debit note là gì và được sử dụng như thế nào? Bài viết của chúng tôi sẽ cho bạn câu trả lời chính xác nhất. 

Khái niệm debit note 

Debit note tiếng việt là gì? Đây là một câu hỏi được rất nhiều người kinh doanh quan tâm. Nếu dịch từ tiếng anh ra thì Debit Note có ý nghĩa là giấy báo nợ. Chứng từ này được dùng để nhắc nhở thanh toán sắp đến hạn trong các giao dịch khi hai bên đã ký kết hợp đồng. 

Cụ thể hơn, khi hai doanh nghiệp thực hiện trao đổi, mua bán hàng hóa hay dịch vụ, người bán sẽ tiến hành giao hàng đúng thời gian đã định. Sau khi hoàn tất lô hàng, giấy báo nợ sẽ là công cụ nhắc nhở người mua về khoản tiền sắp đến kỳ hạn hay hóa đơn thanh toán còn thiếu. 

Ngoài ra, loại chứng từ này còn được sử dụng giống với hóa đơn giúp điều chỉnh giá trị đơn hàng trong trường hợp có sai sót. Đó có thể là lô hàng bị thiếu số lượng hay bị hư hại do quá trình vận chuyển. Lúc này, người mua sẽ lập Debit note và gửi cho bên cung cấp để yêu cầu hoàn trả hàng hoặc đổi sản phẩm thay thế. 

Thêm vào đó, việc yêu cầu điều chỉnh giá trị đơn thanh toán cũng được sử dụng thông qua Debit note. Trong trường hợp khi công ty A bán đơn hàng trị giá 6000 USD cho công ty B nhưng trên hóa đơn lại chỉ là 5000 USD. Khi ấy, bên B sẽ dùng giấy báo nợ để điều chỉnh hóa đơn và thông báo lại cho bên cung ứng.  

Việc hiểu Debit note là gì vô cùng quan trọng trong kinh doanh bởi chứng từ này rất cần thiết cho việc hoàn tất giao dịch thanh toán cũng như đổi trả hàng.  

Debit note có ý nghĩa gì?

Thông thường các doanh nghiệp đều sẽ gặp phải một số tình huống như là: giao thiếu hàng, hỏng hóc hay hóa đơn gốc chưa chính xác… Do đó, việc sử dụng giấy báo nợ là một điều cần thiết và mang nhiều ý nghĩa đối với các tổ chức kinh doanh, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu. 

Thông báo khoản dư nợ 

Debit note là gì? Đây là giấy ghi nợ được sử dụng trong giao dịch giữa các doanh nghiệp giúp cung cấp thêm thông tin và nhắc nhở các hóa đơn thanh toán sắp đến hạn. 

Theo đó, khi bên cung cấp giao hàng cho người mua nhưng chưa nhận được tiền thanh toán đơn hàng. Lúc này người nhận chưa cần chuyển khoản vội nếu như chưa có hóa đơn thực tế được doanh nghiệp phát hành. Và số dư nợ đó sẽ được theo dõi thông qua hệ thống kế toán của cả hai bên. 

Sau khi đơn hàng được hoàn tất, bên mua có trách nghiệm chi trả nốt số tiền cần thanh toán đúng hạn. Nếu chậm trễ, bên bán sẽ gửi giấy Debit note như một hình thức nhắc nhở. 

Gia hạn tín dụng cho bên mua

Do người mua chưa cần thanh toán vội cho nhà cung cấp và các khoản ghi nợ hay tín dụng được theo dõi thông qua hệ thống kế toán riêng. Như vậy, Debit note cũng mang ý nghĩa gia hạn tín dụng cho các doanh nghiệp khi mua hàng. 

Mỗi công ty sẽ sử dụng có dạng mẫu debit note riêng. Và sử dụng khi cần thay đổi số lượng đơn hàng, hay hoàn trả sản phẩm lỗi. Từ đó điều chỉnh lại hóa đơn sao cho chuẩn với giá trị thực. 

Hỗ trợ hóa đơn thanh toán

Ngoài hai ý nghĩa trên, giấy báo nợ còn được sử dụng để hỗ trợ quá trình thanh toán cho một số mặt hàng không phải sản phẩm chủ lực của công ty. Ví dụ như một doanh nghiệp đang kinh doanh với mặt hàng chính là thủy hải sản. Do đầu tư nhiều và không sử dụng hết kho lạnh nên công ty đã cho thuê không gian thừa. 

Trong tình huống này, debit note sẽ giúp thông báo cho khách hàng về khoản tiền cần chi trả khi sử dụng dịch vụ. Nhắc nhở thời hạn cần thanh toán khoản nợ sắp đến hạn nếu bên thuê chưa trả đủ tiền.

Những dạng debit note

Ngoài việc tìm hiểu Debit note là gì bạn cần phải biết có mấy dạng khác nhau của loại giấy này. Thông thường Debit note có 2 dạng chính là biên lai vận chuyển hàng hóa hoặc bưu thiếp nhắc nhở. 

Biên lai vận vận chuyển hàng hóa 

Đây là dạng chính được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Theo đó, người mua có thể sử dụng biên lai vận chuyển để xem xét vấn đề thiếu hụt hay hư hại hàng hóa. Từ đó yêu cầu đổi trả hay xác lập hóa đơn mới khi cần thiết. 

Mặc dù số tiền trên giấy sẽ được lưu ý lại nhưng doanh nghiệp chưa cần phải thanh toán vội. Thay vào đó, có thể chờ cho đến khi hóa đơn chính thức được gửi đi. Như vậy cả bên cung và bên cầu đều có thể chủ động hơn trong các giao dịch. Nhờ vậy giảm thiểu được rủi ro cũng như tăng cường thêm mối quan hệ hợp tác lâu dài. 

Bưu thiếp nhắc nhở

Trong trường hợp gần đến hạn thanh toán, các nhà cung cấp sẽ gửi giấy báo nợ dưới dạng bưu thiếp để nhắc nhở người mua. Dạng này thường được sử dụng phổ biến hơn nhờ tính hữu dụng khi mà người dùng muốn kiểm tra lại hóa đơn hay chứng từ quan trọng. Việc thu hồi khoản nợ cũng đơn giản hơn nhiều.

Mẫu debit note dạng này sẽ có các thông tin hữu ích giúp giải quyết nợ hay thông tin liên hệ của bên bán. Như vậy, khi nhận được giấy này, doanh nghiệp sẽ nhớ lại được những khoản chưa thanh toán đang đến hạn và kịp thời xử lý. Điều này sẽ giúp công ty tránh khỏi được những tiếng xấu không đáng có. 

Dùng debit note khi nào?

Debit note là loại chứng từ khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh B2B. Theo đó, các doanh nghiệp thường sử dụng giấy báo nợ trong 2 trường hợp sau: 

  • Bên cung ứng gửi mẫu debit note để nhắc nhở khách hàng về hạn thanh toán. Đảm bảo giao dịch được tiến hành đúng thời điểm đã đề ra. 
  • Trường hợp người mua nhận được số lượng hàng không đúng theo đơn hoặc sản phẩm bị hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Lúc này, khách hàng có thể dùng giấy báo nợ để yêu cầu đổi trả hàng hoặc thay đổi hóa đơn theo giá trị thực. 

Loại chứng từ này đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy có khá nhiều người thắc mắc giấy báo nợ ngân hàng là gì. Theo đó, ngân hàng gửi mẫu đơn này để thông báo rằng công ty có một khoản nợ đã đặt lệnh chi trả hoặc khoản phí cần đóng cho ngân hàng. 

Mẫu debit note trong các lĩnh vực

Một số dạng debit note

Debit note là một loại giấy tờ khá phổ biến được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Để thuận tiện hơn, ta có thể chia thành 2 nhóm chính:

Dùng trong các công ty xuất nhập khẩu: Trong các hoạt động gửi và nhận hàng tại cảng, hãng tàu vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm xử lý lô hàng rồi gửi một giấy báo nợ về cho doanh nghiệp. Mẫu debit note được dùng ở các công ty này thường bao gồm thông tin cơ bản về 2 bên cùng thông tin đơn hàng cũng như đơn giá. 

Dùng trong công ty thương mại hàng hóa: Trong trường hợp này, giấy báo nợ được dùng để thông báo khoản nợ sắp đến hạn cho người mua. Theo đó, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đúng thời hạn quy định. Sau đó xuất Debit note cho để đảm bảo giao dịch được diễn ra đúng hạn định. 

Mỗi công ty kinh doanh trong các lĩnh vực khác đều sẽ có mẫu debit note riêng đặc trưng cho loại hàng hóa cũng như dòng thông tin. Tuy nhiên các giấy báo nợ đều cần cung cấp những nội dung cơ bản sau: 

  • Thông tin nhà cung cấp: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, SĐT, mã số thuế, số Fax
  • Thông tin người nhận: Tên, SĐT, địa chỉ, địa điểm giao hàng. Nếu người nhận đã được đăng ký thì cần thêm số Fax hoặc ID. 
  • Thời gian, địa điểm phát hành tài liệu. 
  • Thông tin hóa đơn thuế hoặc của lô hàng tương ứng, tùy trường hợp.
  • Chữ ký của công ty phát hành Debit note hoặc người đại diện. 

Giấy báo nợ chỉ có hiệu lực khi đủ chữ ký và được đóng dấu. 

Tham khảo: giấy báo nợ ngân hàng Vietinbank

Lưu ý khác khi dùng debit note

Giấy báo nợ là một công cụ hỗ trợ, giúp cho quá trình thanh toán đúng hạn và giải quyết một số sai sót trong vấn đề chuyển giao hàng hóa. Đây là một loại chứng từ khá phổ biến nhưng bạn cần phải hiểu rõ để sử dụng linh hoạt và đúng mục đích nhất. Dưới đây là một vài lưu ý khi dùng  Debit note. 

Có bắt buộc phải dùng giấy báo nợ hay không?

Thông thường thì giấy báo nợ được sử dụng trong các giao dịch giữa các tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên đây không phải là loại chứng từ bắt buộc phải có. Các doanh nghiệp có thể sử dụng Debit note báo nợ cho khách hàng hoặc là không. Tùy vào từng trường hợp mà kế toán công ty có thể cân nhắc nên dùng hay không. 

Có bắt buộc sử dụng debit note

Mỗi công ty đều sẽ có một mẫu debit note riêng để tiện cho quá trình theo dõi các giao dịch mua bán. Ngoài ra, khi bên mua cần có giấy báo nợ để lưu trữ nội bộ thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể cung cấp cho họ. 

Để sử dụng giấy báo nợ một cách hiệu quả thì các tổ chức cần xây dựng một quy trình làm việc phù hợp. Chia thành các trường hay dùng rồi chỉ cần áp dụng khi cần. Bên cạnh đó việc sử dụng Debit note áp dụng linh hoạt nhất để đạt được hiệu quả. 

Giấy báo nợ không phải hóa đơn 

Một số cá nhân lầm tưởng rằng giấy báo nợ là hóa đơn thanh toán. Nhưng thật ra đây là 2 loại giấy tờ khác nhau. Nội dung của Debit note chỉ gồm những thông tin nhằm nhắc nhở người mua cần thanh toán khoản nợ sắp đến kỳ hạn. 

Giấy báo nợ thường được gửi dưới dạng bưu thiếp chứ không bắt buộc người nhận cần thanh toán ngay lập tức. Bên cạnh đó, Debit note còn hỗ trợ thêm khi xảy ra sai sót trong đơn hàng hay hóa đơn chính được gửi về. 

Phân biệt Debit note và credit note

Ngoài việc cần tìm hiểu kỹ Debit note là gì thì bạn cần phân biệt được cặp chứng từ hay bị nhầm lẫn Debit note – Credit note. Để giúp bạn dễ hình dung hơn, chúng tôi đã lập một bảng so sánh như sau:

Loại chứng từ Debit noteCredit note
Ý nghĩaĐược dùng để thông báo khoản thanh toán gần đến hạn hoặc thay đổi một số thông tin liên quan đến đơn hàng.Hóa đơn điều chỉnh được dùng trong thanh toán.
Người phát hànhCá bên bán và bên mua nhưng thường là người mua nhiều hơnBên bán hàng hóa
Nghiệp vụ kế toán khi phát hành Tài khoản nhà cung cấp ghi “Có”Tài khoản người mua ghi “Có”Tài khoản nhà cung cấp ghi “Nợ”Tài khoản người mua ghi “Có”
Loại mực sử dụngMực xanhMực đỏ
Kết quả Tài khoản người mua giảmTài khoản người bán giảm

Hiểu được mục đích sử dụng của hai loại chứng từ này bạn sẽ tự biết được giấy báo nợ ngân hàng là gì và “giấy báo có” là gì. 

Kết luận

Trên đây là thông tin chi tiết nhất về giấy báo nợ – Chứng từ cần thiết trong các giao dịch B2B. Mong rằng những điều chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu được Debit note là gì và có thể sử dụng giấy tờ này một cách linh hoạt nhất trong công việc của mình. 

Website:https://www.ptfinance.com.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.