Credit note là gì?

credit note là gì

Nếu bạn là một người yêu thích kinh doanh thì việc nắm vững các khái niệm cơ bản là một trong những điều kiện đầu tiên để thành công. Bạn đã nghe đến thuật ngữ này nhiều, thế nhưng bạn đã thực sự hiểu Credit Note là gì chưa? 

Mặc dù đây không phải là giấy tờ bắt buộc nhưng nó lại được sử dụng gần như thường xuyên và rất cần thiết trong quá trình làm việc của hầu hết các công ty.  Vì vậy bạn cần có kiến ​​thức vững chắc về các trường hợp sử dụng của Credit Note để giải quyết vấn đề nhanh chóng. 

Về cơ bản, Credit Note là gì?

Đối với những người trong ngành thương mại điện tử, Credit note có là một khái niệm quen thuộc. Đây là một loại giấy tờ kinh doanh được dùng để bán cho người mua. Tuy nhiên, credit note có chỉ được sử dụng khi số tiền nhỏ hơn hoặc bằng số tiền ghi trên hóa đơn.

Credit note và debit note

Thông qua ý nghĩa credit note, thì người bán được trợ giúp để dễ dàng kết nối với người mua một cách gián tiếp. Nó không chỉ giúp kích thích sự quan tâm của người mua hàng mà còn có thể cho phép người mua hàng quay trở lại.

Trong một số trường hợp mua hàng, nếu số tiền khách hàng thanh toán vượt quá số tiền in trên hóa đơn, thì credit note được coi là cơ sở để người bán trả lại tiền lẻ cho người mua hoặc mang theo các vật phẩm tương đương.

Ngoài ra, credit note có cũng có thể được sử dụng để mua hàng trong tương lai. Hiện tại, có 4 trường hợp sử dụng phổ biến nhất thể hiện ý nghĩa credit note, có thể liệt kê như sau:

  • Sản phẩm bị lỗi, hư hỏng trong thời gian bảo hành do lỗi của nhà cung cấp. 
  • Sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu của người mua được phép trả lại nhà cung cấp. 
  • Sản phẩm không được hưởng chiết khấu, chính sách ưu đãi. 
  • Một số hóa đơn bị tính sai và đã loại bỏ.

Nội dung cơ bản của Credit Note 

Credit note có cũng được sử dụng để hoàn lại tiền cho các sản phẩm bị trả lại do không tuân thủ các yêu cầu của hợp đồng. Việc đổi trả hàng có thể do hàng không đảm bảo thông số, đặc tính mà hai bên đã thỏa thuận trước. Lúc này bên mua có quyền yêu cầu bên bán bồi thường thiệt hại. 

Trong mẫu credit note, các chi tiết sau đây thường được đề cập đến: 

  • Tên nhà cung cấp, địa chỉ, GSTIN. 
  • Bản chất của tài liệu. 
  • Các số seri liên tiếp chứa các chữ cái hoặc số, là số duy nhất cho một năm tài chính 
  • Ngày tài liệu được xuất bản. 
  • Tên, địa chỉ, GSTIN / số ID duy nhất (nếu người nhận đăng ký).
  •  Số và ngày lập hóa đơn thuế được xác định riêng hoặc tùy trường hợp.
  •  Giá trị tính thuế, thuế suất, số tiền thuế của hàng hóa / dịch vụ có thể thay đổi tùy theo trường hợp. 
  • Chữ ký hoặc chữ ký số của nhà cung cấp / đại diện được ủy quyền.

Một số loại Credit Note thông dụng

Trong một số trường hợp mua hàng, nếu số tiền khách hàng thanh toán vượt quá số tiền in trên hóa đơn, thì credit note được coi là cơ sở để người bán trả lại tiền lẻ cho người mua hoặc mang theo các vật phẩm tương đương.

Trong một số trường hợp, họ có thể yêu cầu tài liệu chứa thông tin tín dụng để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ. Credit note là một loại chứng từ. Tuy nhiên, nó có thể được định dạng thành nhiều loại, làm cơ sở để giảm chi phí khi mua đồng thời thanh toán hợp đồng. 

Một số loại credit note thông dụng

Một số ý nghĩa credit note nhất định là có thể được cung cấp làm biên lai vận chuyển. Khi đó thanh toán sẽ chỉ được thực hiện khi người gửi giao hóa đơn cho người mua. Phương thức này cho phép người mua có thể trả lại hàng khi cần thiết mà không cần phải trả tiền trước. 

Khi đổi hàng, nếu người mua không nhận được tiền hoàn lại hoặc sản phẩm bị quy đổi quá số lượng thì có thể dùng credit note

Phân biệt Debit Note và Credit Note khác gì nhau

Cả hai đều là loại chứng từ thường xuyên được sử dụng trong hoạt động thương mại, dùng để điều chỉnh giá trị chứng từ khi chứng từ xảy ra sai sót. Tuy nhiên giữa chúng vẫn có những khác biệt quan trọng, cụ thể ý nghĩa credit note không giống debit note.

Định nghĩa Debit Note trong kinh doanh

Debit Note là một tài liệu được sử dụng trong kinh doanh, được người mua gửi cho người bán. Nhiệm vụ của Debit note là điều chỉnh số tiền trên hóa đơn khi bị sai sót. Người bán cũng có thể sử dụng Debit Memo, hay còn gọi là hóa đơn điều chỉnh. Nói chung, debit note chỉ được sử dụng cho các mô hình kinh doanh B2B. 

Ngoài ra, người mua còn sử dụng nó khi muốn trả hàng khi đơn hàng có vấn đề. Trong trường hợp này, thư báo ghi nợ được sử dụng để thông báo hàng hóa bị trả lại và thanh toán với lý do thích hợp.

Một số công ty sử dụng nó cho các sản phẩm không phải là của họ. Ví dụ, một công ty kinh doanh mặt hàng thủy sản là chính nhưng do sử dụng không hết nên cần cho thuê lại mặt bằng kho lạnh. Trong trường hợp này, công ty cũng có thể lập giấy báo nợ đối với chi phí thuê kho lạnh nêu trên. 

Thư báo ghi nợ sẽ không được coi là hóa đơn vì nội dung của thư báo ghi nợ không yêu cầu thanh toán ngay sau khi nhận được thư báo ghi nợ. Sự xuất hiện của giấy này chỉ được sử dụng để nhắc nhở và thông báo cho người mua rằng khoản nợ sắp phải trả.

Khi người mua không thanh toán đủ đơn hàng, người mua sử dụng mẫu biên lai vận chuyển hàng hóa mà người mua đã nhận. Nếu hàng hóa không đạt chất lượng đề ra ban đầu thì người mua có quyền trả lại hàng hóa.

2 loại chứng từ này khác nhau ở đâu?

Debit Note còn được gọi là giấy báo điều chỉnh tăng dần. Nó thường được phát hành bởi người mua với mục đích yêu cầu cung cấp credit note từ người bán. Quy trình này là hợp pháp để tăng giá trị của các hóa đơn trước đó.

Ngoài ra, người mua còn sử dụng nó khi muốn trả hàng khi đơn hàng có vấn đề. Trong trường hợp này, thư báo ghi nợ được sử dụng để thông báo hàng hóa bị trả lại và thanh toán với lý do thích hợp.

Ý nghĩa credit note

Không giống như debit note, ý nghĩa credit note là hóa đơn do người bán phát hành để điều chỉnh chiết khấu. Mục đích của giấy này là hủy bỏ giá trị của hóa đơn đã xuất trước đó. Điều này xảy ra khi hàng hóa được bán ra do lỗi của nhà cung cấp và người mua trả lại hàng hóa. 

Có thể thấy hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau về bản chất. Biết được các thông tin liên quan và phân biệt giữa chúng có sẽ giúp bạn đối phó với các tình huống một cách dễ dàng và kịp thời.

Ý nghĩa credit note trong kinh doanh 

Theo một số nhà kinh tế phương Tây, credit note được sử dụng để sửa chữa các đơn đặt hàng có dữ liệu không chính xác. Rất có thể bạn sẽ thấy chúng trong các mô hình B2B hoặc giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp.  

Như đã trình bày ở khái niệm trên, credit note là một trong những chứng từ phổ biến trong kinh doanh trao đổi, vì vậy nó có một số ý nghĩa rất quan trọng. Nó chính là hóa đơn điều chỉnh giá. 

Khi giá trên hóa đơn của bạn không chính xác thì credit note là giải pháp để bạn điều chỉnh lại lỗi. Chính vì vậy bạn cần hiểu và vận dụng đúng ý nghĩa credit note để công việc thuận lợi hơn.

Credit note giúp bảo vệ quyền lợi của người mua. Khi hàng hóa bị giao không đúng, không đủ hoặc không đảm bảo chất lượng, credit note là bằng chứng để người mua khiếu nại người bán. 

Ý nghĩa Credit Note trong 1 số trường hợp khả dụng

Như chúng ta đã biết, credit note được phát hành từ phía của người bán hoặc nhà xuất khẩu, vì vậy dưới đây là những trường hợp việc sử dụng nó có hiệu lực:

  • Credit note có được sử dụng cho một số hóa đơn nhất định và đã bị tính sai
  • Dùng cho các sản phẩm hư hỏng còn bảo hành. Mục đích của việc này là để so sánh giá trị của sản phẩm với hóa đơn. 
  • Nếu khách hàng trả lại hàng, người bán sẽ hoàn lại tiền cho khách hàng dựa trên tổng số tiền trong bảng sao kê tín dụng. Tuy nhiên, việc hoàn tiền chỉ được áp dụng cho các mặt hàng còn trong thời gian bảo hành.

Credit note có cũng được sử dụng để hoàn lại tiền cho các sản phẩm bị trả lại do không tuân thủ các yêu cầu của hợp đồng. Việc đổi trả hàng có thể do hàng không đảm bảo thông số, đặc tính mà hai bên đã thỏa thuận trước. Lúc này bên mua có quyền yêu cầu bên bán bồi thường thiệt hại. 

Số tiền thanh toán sẽ dựa trên hóa đơn mua hàng. Có thể tạm hiểu là hóa đơn xuất cho người mua, còn credit note sẽ do người bán giữ lại để đối chiếu.

Các trường hợp không thể sử dụng mẫu credit note

Đối với những người trong ngành thương mại điện tử, Credit note có là một khái niệm quen thuộc. Đây là một loại giấy tờ kinh doanh được dùng để bán cho người mua. Tuy nhiên, credit note có chỉ được sử dụng khi số tiền nhỏ hơn hoặc bằng số tiền ghi trên hóa đơn.

Thứ nhất, phiếu tín dụng không phù hợp để xác định tỷ lệ chiết khấu chính xác. Nói cách khác, giữ credit note có không có nghĩa là bạn có chứng từ. Vì vậy, để được giảm giá, dữ liệu chiết khấu phải được hiển thị rõ ràng trong nội dung. 

Ý nghĩa Credit Note không được sử dụng để bảo đảm cho hàng hóa. Nó áp dụng trong trường hợp credit note do nhà sản xuất cung cấp. Khi ấy chứng từ này không có giá trị, đồng nghĩa với việc người bán không phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hàng hóa. Do đó, mẫu credit note không phải lúc nào cũng được cung cấp bởi người bán.

Lưu ý khác khi dùng credit note

Dưới đây là một số vấn đề bạn cần quan tâm khi sử dụng credit note.

Credit note không bắt buộc trong kinh doanh

Không phải tất cả các công ty kinh doanh đều sẽ phát hành Credit Note cho người mua. Nói chung, người bán coi ý nghĩa credit note như một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn. Sử dụng nó theo các quy trình nội bộ, hoặc có thể hoàn toàn không sử dụng nó. 

Trong một số trường hợp, họ có thể yêu cầu tài liệu chứa thông tin tín dụng để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.

Điều kiện để xuất Credit Note

Khi người mua chọn credit note trong quá trình thông quan hàng hóa, bên phía công ty sẽ xuất ra credit note. Nó có thể được cung cấp cho người mua dưới dạng email, giấy biên nhận, v.v. 

Khi người bán chuyển hàng đến cảng, hãng tàu sẽ làm thủ tục, chuyển hàng và gửi credit note thông báo về đơn hàng vừa rồi. Trên đây sẽ ghi rõ tất cả các nội dung về người bán, người mua, thông tin đặt hàng và mọi chi phí phát sinh.

Mặc dù credit note là tài liệu quan trọng được công ty sử dụng thường xuyên và được coi là thông lệ, nhưng nó không phải là tài liệu bắt buộc. Lý do tại sao các công ty sử dụng credit note là vì nó được coi là một tiêu chuẩn thương mại, hầu hết nó được đưa vào các quy trình nội bộ.

Kết luận

Trên đây là những thông tin về câu hỏi Credit note là gì và ý nghĩa của nó trong mối quan hệ giữa 2 bên mua-bán. Hy vọng đây sẽ là những chia sẻ hữu ích giúp các bạn xử lý sự cố nhanh chóng khi có tình huống ngoài ý muốn phát sinh.

Website: https://www.ptfinance.com.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.